Întâlniți și întâmpinați vizitatori: proceduri, scop și responsabilități

Când vizitatorii intră în mediul de afaceri, ar trebui să fie întâmpinați și întâmpinați politicos.

Fotografie de Helena Lopes pe Unsplash

Când întâlniți și salutați vizitatori / clienți într-un mediu de afaceri, aveți acele prime câteva secunde pentru a crea o impresie bună care va avea un impact de durată.

Vizitatorii intră într-un mediu de afaceri din diverse motive; ar putea fi clienți (existenți sau noi), reprezentanți, furnizori, parteneri de afaceri, oameni din diferite departamente / zone / organizații și așa mai departe.

Primul punct de contact cu un vizitator depinde de structura organizației. Un mediu de birou sau un mediu industrial are probabil o zonă de recepție, unde ofițerul administrativ de recepție va fi primul punct de contact, în timp ce într-un mediu de vânzare cu amănuntul, orice personal ar putea fi primul punct de contact.

Există diverse lucruri de care trebuie să țineți cont în timp ce întâlniți și salutați clienții. Dacă sunteți conștienți și aveți cunoștințe bune despre practicile de afaceri, politicile, reglementările, legislațiile și, cel mai important, abilitățile interpersonale și de comunicare, atunci veți putea crea acea primă impresie.

Conținutul de aici se bazează pe unitatea NVQ Nivelul 2 în afaceri și administrație și această unitate are o valoare de credit de 3. Vom discuta despre diferitele proceduri care trebuie urmate și despre ospitalitatea pe care se așteaptă să o ofere la întâlnire, salut și primirea vizitatorilor într-un mediu de afaceri.

Această unitate are două părți. Prima parte va fi evaluată pe baza cunoștințelor și înțelegerii pe care o are candidatul cu privire la procedurile de întâlnire și primire a vizitatorilor, iar a doua parte va fi evaluată pe baza performanței candidatului; adică prin observație, declarații personale, mărturii ale martorilor etc. Ambele părți pot fi evaluate și prin interogare și discuții profesionale.

1. Înțelegeți procedurile pentru întâlnirea și primirea vizitatorilor

1.1. Descrieți diferite motive pentru persoanele care vizitează o afacere, cerințele acestora și modul în care nevoile lor pot fi satisfăcute

Având în vedere mediul de afaceri și tipul de afacere, se pot aștepta vizitatori din diverse motive care vizitează sediul afacerii. Este responsabilitatea organizației să facă vizitatorii să se simtă bineveniți, să își îndeplinească cerințele și nevoile și să le ofere informații și servicii legate de vizită.

Diferitele motive pentru care oamenii pot vizita o premisă comercială sunt:

• Interogări cu privire la produse și servicii
• Discutați cu un membru al personalului despre serviciile existente
• Reclamații
• Marketing
• Diverse reuniuni, care includ reuniuni ale comitetului / comitetului, întâlniri cu probleme serioase, discuții de grup etc.
• Colecții și livrări
• Reparații și întreținere
• Audituri

Diferitele cerințe pentru vizitatorii care vizitează o afacere pot fi:

• Furnizați adresa corectă, inclusiv codurile poștale și, de asemenea, repere, dacă există.
• Facilități de parcare - asigurați-vă că există suficiente locuri de parcare la o distanță rezonabilă și, de asemenea, că există locuri de parcare alocate pentru persoanele cu dizabilități
• Unii clienți pot avea nevoi speciale și, prin urmare, facilități legate de tipul de clienți sau de vizitatori pe care organizația se așteaptă să-l aibă.
• Semne vizibile care să conducă vizitatorii în zona dreaptă fără confuzie. Semnele trebuie să fie și ele profesionale. Verificați dacă intrările sunt clare, curate și primitoare și reflectă natura afacerii.
• Asigurați-vă că există cineva care să întâmpine și să întâmpine vizitatorul în zona de recepție, că există suficiente locuri de relaxare, toaletă, broșuri, reviste, reviste etc.

Diferitele moduri în care pot fi satisfăcute nevoile vizitatorilor care vizitează o afacere sunt:

• Păstrați întotdeauna zonele de recepție ușor accesibile cu indicatoare și alte informații ori de câte ori este necesar.
• Intrarea trebuie să fie curată și curată, deoarece reflectă organizația.
• Toate necesitățile și facilitățile de bază ar trebui puse la dispoziție - parcare, scaune, toaletă, ziare / reviste în zona de așteptare, apă potabilă.
• Fiți gata să răspundeți la orice întrebări legate de afacere, dacă este posibil, furnizați pliante / broșuri sau alte resurse de informații.
• Zonele accesibile vizitatorilor trebuie să respecte standardele de sănătate și siguranță.

1.2 Explicați scopul tratării cu vizitatorii cu promptitudine și amabilitate

Când vizitatorii intră în mediul de afaceri, ar trebui să fie întâmpinați și întâmpinați politicos. Dacă organizația servește ceva de mâncare sau de băut, întrebați-i dacă ar dori să aibă ceva, dacă nu, puteți întreba dacă ar dori să aibă puțină apă. Luați legătura cu fiecare vizitator cât mai curând posibil și răspundeți la întrebările lor prompt și politicos.

Pot exista momente în care zona de recepție este ocupată cu vizitatorii care trebuie să aștepte ceva timp. Asigurați-vă că vă cereți scuze pentru întârziere și mulțumiți-le pentru așteptare.

Scopul relației cu vizitatorii cu promptitudine și amabilitate sunt:

• Vizitatorii vor ști că sunt respectați, li se acordă importanță și compania consideră, de asemenea, că sunt importanți.
• În schimb, vizitatorii vor menține o atitudine și un comportament profesionist.
• Vizitatorii vor avea încredere în companie și vor avea, de asemenea, o remarcă și o impresie bună despre organizație.
• Fiecare angajat și comportamentul lor vor fi o reflectare a organizației și, prin urmare, un răspuns prompt și amabil va lăsa o imagine bună a organizației.
• Vizitatorii vor recomanda organizația altora și vor răspândi cuvântul bun și vor folosi această organizație în viitor.

1.3 Explicați scopul prezentării unei imagini pozitive despre sine și organizație

Când vizitatorii vizitează un mediu de afaceri, primul lor punct de contact va fi persoana de la recepție (majoritatea organizațiilor au unul) sau cel puțin persoana care se întâlnește și salută. După cum știm cu toții, prima impresie face întotdeauna diferența și, prin urmare, prezentarea unei imagini pozitive despre dvs. și despre organizație este foarte importantă. Îmbracă-te și prezintă-te îngrijit. Respectați codul vestimentar al organizației. Zâmbește, menține contactul vizual, ascultă, fii pozitiv și fă tot posibilul pentru a-i ajuta cu întrebările lor.

Scopul acestui lucru este:

• În acel moment, reprezentați organizația pentru vizitator. Deci, comportamentul și abordarea dvs. se vor reflecta asupra organizației în ansamblu. Dvs. și organizația veți fi judecați sau evaluați pe baza abordării și serviciului dvs.
• Creează un sentiment de încredere în vizitator.
• Vizitatorii au o impresie pozitivă despre organizație.
• Ajută la creșterea încrederii între organizație și clienții și angajații săi.
• Atrage clienți de calitate, care vor îmbunătăți afacerea pentru organizație, sporind astfel profitul organizației.

1.4 Explicați scopul urmăririi procedurilor de sănătate, siguranță și securitate atunci când aveți de-a face cu vizitatorii, inclusiv responsabilitățile proprii

Există diferite proceduri de sănătate și siguranță / securitate în fiecare organizație. Aceste proceduri trebuie să fie urmate în mod responsabil de către angajați în orice moment, care includ și relațiile cu vizitatorii.

nioh.ac.za

Scopul urmăririi acestor proceduri este:

• Pentru a menține organizația și mediul înconjurător un loc mai sigur de vizitat și de lucru
• Să aibă toate facilitățile de prim ajutor necesare în condiții adecvate.
• Pentru a preveni riscurile pentru sănătate pentru angajați și vizitatori.
• Pentru a vă asigura că utilajele și orice dispozitive sau echipamente care funcționează în incinta organizației sunt sigure de utilizat.
• Pentru a lua măsuri preventive sau pentru a stabili planuri de urgență, după cum este necesar.
• Înregistrarea și raportarea accidentelor, rănilor și a oricăror alte probleme de sănătate și siguranță.
• Pentru a ne asigura că practicile de lucru sunt sigure și că măsurile de sănătate și siguranță au fost puse în aplicare și sunt urmate.
• Pardoselile, scările și alte zone trebuie să fie în siguranță

• Pentru a confirma că, dacă materialele periculoase, dacă sunt utilizate, sunt depozitate într-o metodă sigură, într-un loc sigur și că acestea sunt manipulate și utilizate într-un mod sigur, deoarece acestea pot provoca daune în mai multe moduri
• Pentru a fi siguri că există o ventilație adecvată în zonele în care vizitatorii au acces și în care angajații lucrează
• Pentru a menține temperatura zonelor de lucru și de vizitare la niveluri adecvate și, de asemenea, că toaletele, spălarea și toaletele sunt în stare bună, astfel încât vizitatorii să le poată folosi fără probleme sau lupte
• Zonele de vizitare și de lucru trebuie să fie lipsite de materiale inflamabile, materiale explozive și alte materiale radioactive dăunătoare.

• Utilajele și echipamentele uriașe trebuie ținute departe de zonele de vizitare pentru a evita accidentele
• Trebuie amplasate semne de avertizare în zonele necesare.
• Asigurați-vă că nu există fire de urmărire și aveți grijă să evitați orice risc pentru sănătate și siguranță
• Obțineți instruire adecvată dacă utilizați orice echipament la locul de muncă și respectați politicile organizațiilor de sănătate și siguranță și procedurile de accidente.
• Asigurați-vă că ați înregistrat vizitatori în conformitate cu procedurile organizației, pentru a asigura securitatea.

Sper că ați găsit informațiile de aici utile și interesante. Vă rugăm să nu ezitați să ne faceți feedback și să ne împărtășiți gândurile și experiențele.

Vă mulțumesc că ați trecut pe aici.

Livingsta.

O notă amabilă pentru candidații NVQ: Aceasta este doar pentru referință și vă rugăm să nu reproduceți. De asemenea, vă rugăm să vă raportați la mediul dvs. de afaceri și la descrierea postului în timp ce vă notați unitățile. Toate cele bune!