Planificați o experiență de succes în cadrul expoziției comerciale

Motive pentru care compania dvs. ar trebui să expună la o expoziție comercială

Expozițiile comerciale sunt o modalitate excelentă de a genera noi clienți potențiali și de a întâlni potențiali furnizori și parteneri. Expunerea la expozițiile comerciale necesită un timp considerabil de planificare, un management puternic al proiectului, capacitatea de a planifica și gestiona un buget și de a lucra cu o varietate de oameni. Deoarece expozițiile comerciale sunt o investiție, ar trebui să se acorde o atenție deosebită locației, publicului și altor expozanți.

Dacă știți că clienții și potențialii dvs. participă la o anumită expoziție comercială în fiecare an și aveți un produs, un serviciu sau o soluție care diferențiază clar competitorii dvs., atunci ar trebui să vă înregistrați pentru a expune. În funcție de industria dvs. și de oferta de servicii, nu vă așteptați să încheiați oferte la standul dvs. Mai degrabă, priviți-l ca fiind începutul unei noi relații cu potențiali parteneri, furnizori și agenții.

Motive pentru care compania dvs. nu trebuie să expună la o expoziție comercială

Dacă compania dvs. expune la același eveniment an de an și nu câștigă nicio afacere nouă, ar trebui să existe o discuție cu privire la continuarea sau nu a expunerii la eveniment.

Dacă publicul nu se schimbă, expozanții nu se schimbă și dacă nu aveți nimic nou de oferit, atunci puteți găsi probabil o modalitate mai eficientă de a cheltui acești dolari bugetari. De exemplu, puteți pune acești dolari în campaniile dvs. Pay-per-Click sau în anunțurile de remarketing. Reclamele de remarketing au intenția de a vă menține marca și propunerea de valoare în fața vizitatorilor site-ului.

Dacă intenționați să participați, deoarece doriți acces la listele de prețuri și la sosul secret al concurenților dvs., nu îl veți găsi la o expoziție comercială. Dacă nu sunteți interesat să construiți relații, atunci o expoziție nu este probabil o investiție bună.

Întrebare la sondaj

Planificați să expuneți la târguri și conferințe anuale

Planificarea unei expoziții comerciale mari poate dura câteva luni și este important ca un manager de proiect să conducă acest tip de planificare a evenimentelor. Acest lucru va asigura respectarea termenelor, bugetele rămân pe drumul cel bun și toate oportunitățile sunt verificate cu atenție.

Majoritatea târgurilor din industrie urmează un an calendaristic, dar variază în funcție de locație. De exemplu, o expoziție se desfășoară de obicei în toamnă în fiecare an, dar datele pot fluctua cu o săptămână sau două. Acest lucru se poate întâmpla din cauza programării locului sau pur și simplu pentru că spectacolul începe întotdeauna într-o duminică și se termină întotdeauna miercuri.

Gestionarea unui buget de expoziție necesită ca managerul să selecteze expozițiile comerciale unde pot avea cel mai mare impact. Examinați materialul online pentru a afla companiile care sponsorizează evenimentul. Aflați cine vor fi vorbitorii și stabiliți dacă tema se potrivește strategiei dvs. pentru anul respectiv.

Dacă nu există compatibilitate, verificați alte conferințe care vor fi compatibile pentru marca dvs., publicul dvs. și vor avea tipul potrivit de clienți potențiali.

Oportunitățile de vorbire fac de obicei parte dintr-un pachet de sponsorizare mare. Cu toate acestea, dacă un executiv din echipa dvs. poate avea un impact, luați în considerare modul în care o sponsorizare va aduce beneficii companiei dvs.

Structura standului ar trebui să aibă locuri

Participanții vor aprecia șansa de a sta câteva minute.

Cum să selectați cel mai bun spațiu de expoziție pentru compania dvs.

Selectarea spațiului expozițional necesită o planificare atentă. Dacă un concurent cu o istorie îndelungată la o expoziție comercială anuală are prima alegere a spațiului său, atunci este posibil să nu doriți să vă aflați pe culoar sau lângă ei. Compania care gestionează spațiul expozițional va posta de obicei un aspect de etaj pe site-ul său web, cu spațiul standului selectat și numele companiilor altor expozanți. Este imposibil să concurezi cu o companie care are ecrane LED mari și două duzini de agenți de vânzări. Deci, este foarte important să vă selectați cu atenție spațiul. În caz contrar, standul dvs. se va pierde în zgomot.

Depozitarea expozițiilor este un cost al activității

Este mai ușor să plătiți pentru depozitare și să permiteți profesioniștilor să vă gestioneze cabinele.

Avantajele plății pentru depozitarea standului

Standul de 20 x 30 a fost ambalat în câteva lăzi mari și a necesitat un stivuitor pentru a se deplasa. Era prea mare pentru a fi găzduit sau administrat în biroul companiei. Am fi putut aduce standul de 6 'în interior și am fi reușit transportul către și de la diferite evenimente. Avantajul de a-l adăposti la o companie de expoziții a însemnat că panourile și cadrele standului au fost inspectate pentru uzură și deteriorări de fiecare dată când au fost returnate la depozit. Dacă un panou a fost deteriorat, ar putea să îl tipărească și să îl înlocuiască înainte de a readuce cabina la depozitare.

După ce informațiile au fost introduse în portalul online și au fost selectate elemente de meniu „à la carte” ca parte a expedierii, compania expozantă mi-a trimis prin e-mail o propunere. Propunerea a fost o estimare pentru transportul dus-întors. Propunerea a inclus ambalarea, transportul și returnarea standului.

Prospectul de expoziții și trusa de service pentru expozanți

Compania care găzduiește expoziția va avea un prospect și un kit de service pentru expozanți. Prospectul conține informații despre date, locație, alocarea spațiului standului și informații despre rezervarea hotelului. De asemenea, va conține informații despre programele partenerilor, statistici despre anul precedent, date demografice ale participanților și oportunități de publicitate și sponsorizare în timpul evenimentului.

Setul de servicii pentru expozanți are mai multe detalii și este mai relevant pentru costurile și oportunitățile specifice de la expoziție. Trusa va conține, de asemenea, informații despre furnizorii spectacolului. Dacă standul dvs. are lumini, va trebui să comandați electricitate. Dacă intenționați să utilizați scanere la standul dvs. pentru a capta informații despre vizitatori pe insigna lor, veți avea nevoie de internet wireless sau Wi-Fi. Dacă intenționați să folosiți verdeață sub formă de plante false, decoratorul de spectacole va avea opțiuni bogate disponibile.

Dacă expoziția este găzduită la un centru de convenții, va trebui să înțelegeți așteptările cu privire la forța de muncă la fața locului. Multe dintre spectacolele mari folosesc munca sindicală pentru a asambla și a sparge cabine. Dacă acesta este cazul, este foarte important să știți ce puteți și ce nu puteți face sub formă de configurare și defalcare.

Publicitatea la o expoziție este scumpă

Cheltuiți dolari pentru publicitate acolo unde va fi văzut de publicul dvs.

Oportunități de sponsorizare și publicitate

În timpul în care planificați sutele de detalii din jurul standului dvs. la expoziția comercială, veți primi multe e-mailuri și apeluri telefonice despre oportunitățile de a fi sponsor și de a face publicitate.

Diferența dintre sponsorizare și publicitate poate fi de 10.000 - 25.000 USD. Beneficiile sponsorizării spectacolului vor fi oferite sub formă de cheltuieli pe niveluri. O sponsorizare de 25.000 de dolari vă poate oferi avantajul e-mailurilor de pre-prezentare și plasarea siglei companiei dvs. în diferite locuri din jurul sălii de convenții sau a sălii de bal a hotelului.

Vi se poate da posibilitatea de a face publicitate în revista organizației și puteți primi spațiu digital pe site-ul web al expoziției (cu nivelul de sponsorizare) și pe site-ul organizației. Publicitatea fără sponsorizare se explică de la sine. Plătiți pur și simplu pentru spațiul tipărit sau digital fără beneficiile sponsorizării.

Listele de e-mailuri de expoziții și un îndemn la acțiune

Trebuie să vă înțelegeți publicul și participanții la eveniment. Compania gazdă va trimite, de obicei, prin e-mail o listă de expozanți cu 30 de zile înainte de eveniment. Cu toate acestea, lista va fi de obicei limitată la următoarele: prenume, prenume, nume companie, funcție, oraș și stat. Condițiile pe care sunteți de acord să le respectați cu compania gazdă vor include, de obicei, stipularea că dvs. (compania) nu veți trimite prin e-mail celorlalți expozanți. Dar este posibil să existe o atenționare la acord dacă sunteți o companie sponsoră.

Unul dintre avantajele de a fi o companie sponsorizantă vă poate oferi acces la o terță parte, pre-show e-mail de implementare. Din experiența mea ca companie sponsoră, ni s-a oferit posibilitatea de a furniza text prin e-mail și linkuri către o companie terță aprobată. Compania a avut acces la adresele de e-mail și va implementa două e-mailuri în numele nostru. Am lucrat îndeaproape cu compania pentru a programa datele și orele și pentru a testa e-mailurile pe mai multe canale pentru a vă asigura că mesajul a funcționat ca design receptiv pentru diferite dispozitive și pentru diferite browsere. Aș include o linie de subiect, corpul e-mailului, un îndemn și un link către pagina noastră de destinație pentru ambele e-mailuri.

Scopul ambelor e-mailuri a fost redirecționarea destinatarului către o anumită pagină de destinație de pe site-ul nostru. Subiectul a fost conceput pentru a stimula interesul destinatarului, astfel încât acesta să deschidă e-mailul. Îndemnul la acțiune a fost o invitație de a vă înregistra pentru a câștiga un premiu de înaltă tehnologie la un desen care va avea loc după spectacol. Trei linkuri diferite din e-mail ar conduce destinatarul la pagina de destinație a concursului. Trimiterea informațiilor, inclusiv adresa de e-mail și numărul de telefon, le va introduce automat în concursul nostru și ar putea ridica un card Starbucks de 5 USD în timpul orelor sălii de expoziție.

Celălalt îndemn la acțiune a fost o invitație de a solicita o întâlnire la stand în timpul orelor sălii de expoziție. În primul an în care am folosit această tactică, am primit 24 de cereri de programare. În al doilea an, am primit 48 de cereri de programare. În fiecare dimineață a evenimentului, am trimis e-mailuri personalizate persoanelor care solicitaseră programări, ca amintire a timpului solicitat de aceștia. Am avut o prezentare puternică în ambii ani, dar nu toată lumea a apărut conform programării. Cu toate acestea, aceste întâlniri ratate au fost date echipei noastre de vânzări pentru a le urmări, după spectacol.

Multe conferințe nu distribuie lista de e-mail a participanților

Multe conferințe folosesc o terță parte pentru a implementa e-mailuri pe lista participanților. Pentru a trimite un e-mail participanților, de obicei trebuie să achiziționați un pachet de expoziții comerciale care să includă beneficiul de marketing prin e-mail.

Din experiența mea, dvs. (marca) veți scrie e-mailul și veți lucra cu furnizorul de servicii de e-mail partener. Partenerul va oferi un set de date și ore pentru a vă trimite e-mailul pe lista de expoziții comerciale a participanților, a furnizorilor și a altor parteneri.

Testați e-mailul înainte de data implementării

Testarea e-mailului dvs. este absolut critică. Unele dintre cele mai grave e-mailuri pe care le-am primit au fost trimise printr-un partener, dar marca nu a testat e-mailul. Am primit e-mailuri care încep cu;

- Dragă, - Bună ziua {First_Name}

împreună cu o serie de alte dezastre de marketing prin e-mail care pot fi prevenite.

Cel mai bun sfat al meu este să lucrați cu partenerul de e-mail și să vă testați temeinic e-mailurile pentru a vă asigura că marca este reprezentată corespunzător și luată în serios de către destinatar.

Utilizați un subiect de e-mail atent și captivant

Scopul e-mailului dvs. este de a atrage alți participanți la standul dvs. Există o varietate de moduri diferite de a le ajunge acolo, dar mai întâi trebuie să le determinați să vă deschidă e-mailul.

Includeți un îndemn la e-mail

Concursurile sunt o modalitate excelentă de a atrage oamenii la standul tău. Cu toate acestea, concursurile atrag persoane care doresc doar să câștige un concurs, așa că trebuie să fii pregătit pentru asta.

Primul obiectiv al e-mailului dvs. este de a aduce tipul potrivit de persoane la standul dvs. Al doilea obiectiv al e-mailului este de a atrage oameni care pot fi calificați în timp real de factorii de decizie sau de echipa de vânzări. Participanții calificați sunt cei cu care doriți să urmăriți foarte curând după spectacol, astfel încât să vă amintească de dvs. și astfel puteți continua relația.

Garanție comercială față de cadouri de produse

Garanția tipărită este costisitoare și este datată instantaneu. Singurele persoane cărora li s-au oferit garanții tipărite sunt cele care s-au prezentat la o întâlnire sau au solicitat o întâlnire atunci când s-au oprit lângă stand. Am inclus un dosar care conținea broșura companiei, cărți albe, studii de caz și o foaie cu echipa executivă. De asemenea, le-am oferit un stilou Balmain de marcă foarte frumos, care conținea logo-ul companiei, numărul de telefon și site-ul web. De asemenea, le-am oferit o unitate USB potrivită. Am avut alte articole de înmânat oamenilor care doreau doar să li se semneze harta traseului. În fiecare an am distribuit zeci de pixuri de marcă mai puțin costisitoare, sute de carduri Starbucks de 5 USD și găleți de bomboane.

Ideea este de a oferi garanții tipărite doar persoanelor care sunt cu adevărat interesate de soluția companiei. În caz contrar, tot materialul tipărit este aruncat la coșul de gunoi și ocupă spațiu în depozitele noastre de deșeuri. Scopul stilourilor mai puțin costisitoare a fost de a oferi vizitatorilor standului ceva suficient de mic pentru a lua acasă, care era de marcă și avea adresa URL a site-ului și numărul de telefon. Obiectul era ceva pe care îl puteau folosi în fiecare zi și era suficient de frumos pentru casă sau birou.

Funcțiile personalului și dimensiunea standului



Dimensiunea standului	# Lucrători de stand	Funcţie
10x10	1-2	Vânzări
10x30	2	Vânzări
20x30	6-8	Vanzari & Marketing

Lecții învățate din expunere

Una dintre multele lecții învățate este să nu mai faci ceea ce ai făcut întotdeauna dacă nu funcționează. Evaluează succesul și eșecurile fiecărei expoziții comerciale și folosește aceste lecții pentru a determina dacă merită să investești în anul următor.

Încercați noi tactici, cum ar fi sponsorul companiei. Sponsorizarea este foarte costisitoare, dar poate oferi vizibilitate și beneficii pe care nu le-ați avut până acum.

Nu da material imprimat tuturor, pentru că nu toată lumea este un potențial client.

Urmărirea post-spectacol este importantă. Veți întâlni zeci de oameni în timpul spectacolului, așa că asigurați-vă că urmăriți în decurs de o săptămână sau două înainte să vă uite. Programați timp pentru a trimite e-mailuri potențialilor clienți și parteneri sau urmați cu un apel telefonic.

Și, mai presus de toate, luați câteva momente pentru a reflecta la execuția perfectă a evenimentului înainte de a vă scufunda în planificarea pentru anul următor.