Scrierea unei scrisori de afaceri pentru a oferi vești proaste (cu exemple)

Kaitlyn Baker prin Unsplash.com

Uneori, în afaceri, pur și simplu nu puteți evita să scrieți o scrisoare care are vești proaste. Cu toate acestea, puteți încerca să scrieți scrisoarea în așa fel încât să mențineți o relație bună cu destinatarul, precum și să dați vestea proastă în cel mai simplu mod. Nu doriți să ardeți nicio punte în afaceri, așa că este într-adevăr în avantajul dvs. să scrieți o scrisoare de știri proaste eficiente.

Obiective pe care ar trebui să vă concentrați atunci când scrieți scrisoarea

1. Minimizarea prejudiciului relației: veștile proaste nu ar trebui să definească relația.
2. Arătând că decizia este corectă și rezonabilă: imaginați-vă în locul cititorului și încercați să oferiți cea mai bună explicație posibilă.
3. Declarând clar și ferm vestea proastă:

• Deschiderea ar trebui să aibă un tampon pentru a minimiza orice deteriorare a relației. Folosiți o deschidere pozitivă sau neutră pentru a menține bunăvoința.
• Corpul ar trebui să includă motive pentru a-l ajuta pe cititor să-l vadă din punctul tău de vedere. Vrei să demonstrezi că ești și corect și rezonabil. Fii clar și ferm cu privire la veștile proaste, dar, de asemenea, să fii scurt, pozitiv și discret.
• Închiderea ar trebui să conțină un gest adecvat de bunăvoință și poate o soluție potențială pentru problema cititorului.

Exemplu nr. 1 de scrisoare de afaceri cu știri proaste

Scrisoarea era simplă și politicoasă. Scriitorul a oferit un motiv excelent pentru refuzul funcției, dar a lăsat ușa deschisă pentru o relație viitoare. Scriitorul a oferit, de asemenea, o posibilă soluție la final.

Exemplu de scrisoare de afaceri cu știri proaste # 2

Acest buletin informativ nepotrivit acoperă faptul că wok-ul comandat de doamna Hodges nu este disponibil prin actualizarea acestuia la un wok mai bun și mai mare. De asemenea, are un ton atât de pozitiv încât cititorul ar putea să nu-și dea seama că întregul set pe care l-a comandat nu a sosit la timp, deoarece două bucăți din el vor ajunge mai târziu. Acest buletin informativ rău nu s-a concentrat deloc pe negativ, ci și-a transmis mesajul într-un mod pozitiv. Harry Figby a oferit, de asemenea, o oportunitate pentru o relație viitoare, informând doamna Hodges despre vânzările și evenimentele viitoare.